Verkkosivuston uudistus on monelle organisaatiolle keskimäärin 4-6 vuoden välein toistuva isompi projekti, joka vie aikaa, resursseja ja joskus myös yöunia. Yleensä muuten tuossa 5 vuoden aikaikkunassa ehtii firman sisällä jo henkilöt vaihtumaan ja kaikki se osaaminen ja tieto edellisen uudistuksen tavoitteista on jo hävinnyt, joten prosessi alkaa aina iloisesti alusta tyhjältä pöydältä.
Siinä vaiheessa kun sivusto ei enää palvele käyttäjiä tai liiketoimintaa kuten pitäisi, onkin toki aika tehdä jotain, mutta miten varmistat, että uudistusprojekti ei karkaa käsistä ja lopputulos on sitä, mitä oikeasti tarvitaan?
Sivustouudistuksen kilpailuttaminen ei ole pelkkä tarjouspyynnön lähettäminen ja hintalappujen vertailu – vaikka näin moni sen tekee. Onnistunut tarjousprosessi alkaa kirkkaista tavoitteista, realistisesta resurssoinnista, sisältää alustavaa määrittelyä ja päättyy huolella neuvoteltuun sopimukseen, ja siinä välissä tapahtuu paljon.
Olen ollut viimeisen 10+ vuoden aikana tekemässä karkeasti noin 500 eri tarjousta, keskiarvolta siis muutaman kuukaudessa. Nykyään tarjousten laatu on parempi, mutta vastaavasti tässä vuosien varrella on päätynyt tekemään kypsempien ja pätevämpien organisaatioiden kanssa töitäkin. Yhtä kaikki – näitä on nähty paljon ja koitan tässä jakaa opit parhaista prosesseista nyt teille.
5 asiaa, jolla onnistunut verkkosivuston kilpailuttamisessa
1. Selkeät projektin taustat ja tavoitteet
Kun organisaation verkkosivut tuntuvat tämän päivän tarpeisiin nähden kankeilta, vanhentuneilta tai muuten tehottomilta (esim. hitaat latausajat, huono mobiilikäyttö, monimutkainen sisällönhallinta), sivustouudistus voi olla välttämätön. Samoin tekniset haasteet, liian kallis infrastruktuuri tai nykyisen järjestelmän elinkaaren loppupään häämöttäminen saattaa ajaa kohti uudistusta.
Määrittele tarkkaan miksi uudistetaan
Useimmiten on hyvin tiedossa tarpeet miksi uudistukseen lähdetään, sillä prosessin käynnistäminen on jo vaatinut useita keskusteluja ja tilanteen pohdintaa monesta kulmasta. Kerro tämä myös osana tarjouspyyntöäsi.
Tavoitteet ja resurssit
Kun päätät uudistuksesta, määrittele heti aluksi mitä halutaan saada aikaan; onko tavoitteena pelkkä visuaalinen päivitys, vai isompi muutos: uusi sivustorakenne, joustavampi CMS, integraatiot, parempi ylläpidettävyys, vai mitä?
Tämän lisäksi linjaa myös seuraavat:
- Määritä budjettiraami — realistinen, mutta joustava: anna haarukka, älä tiukkaa lukua. Säästät julmetusti aikaa kaikilta osapuolilta jos voit antaa suuntaa-antavaa indikaattia siitä millaiseen investointiin organisaatio on varautunut. Hintojen kysely toimittajilta ilman alustavaa hyväksyntää budjetille johdolta on laiskaa ja tyhmää.
- Varaa riittävästi henkilöstöresursseja: sisällöntuotantoon, päätöksentekoon, testaukseen ja lopuksi ylläpitoon. Monet epäonnistumiset johtuvat siitä, ettei sisäistä kapasiteettia ole arvioitu kunnolla.
- Mieti myös jatkoa: sivuston ylläpito, päivitykset, tekniikka ja mahdollinen laajentuminen — uudistuksen ei tulisi olla kertaluonteinen remontti vaan osa jatkuvaa digitaalisen liiketoiminnan ja asiakaskokemuksen kehitystä.
2. Hyvä tarjouspyyntödokumentti
Hyvä tarjouspyyntö (RFP tai RFQ, Request for Proposal tai Quote) toimii projektin konseptuaalisen suunnitelman tapaan — se auttaa sinua itseäsi hahmottamaan, mitä haluat ja antaa toimittajille selkeät raamit. Lisäksi tämä auttaa sinua samaan vertailukelpoisia tarjouksia.
Tässä ydinasiat mitä tarjouspyyntösi tulisi sisältää:
- Yrityksen tausta: kuka olette, mitä teette, kenelle, mikä on verkkopalvelun rooli liiketoiminnassa?
- Projektin tavoitteet: onko kyse täydestä uudistuksesta vai pienemmistä korjauksista (visuaalinen päivitys, tekninen parannus, sisältöpäivitys, integraatiot, jne.). Miksi uudistetaan?
- Kohderyhmät ja käyttäjätarpeet: kenelle sivusto on tehty, mitä he tekevät sivustolla — tiedonhaku, ostopolku, yhteydenotto, tuotetiedot, yms. Kuvaa tämä mahdollisimman tarkkaan.
- Vaadittavat ominaisuudet: lomakkeet, hakutoiminnot, kuvat/mediat, verkkokauppa, käyttäjähallinta, laskurit, konfiguroinnit, integraatiot ulkoisiin järjestelmiin — Mitä tarvitaan jo heti julkaisuvaiheessa ja mitä kenties myöhemmin?
- Sisällön laajuus & rakenne: onko kyse pienestä mikrosivusta, monisivustosta vai laajasta sisältöalustasta. Kieliversioita? Jos sisältöä on paljon, arvioi, kuka tuottaa ne ja millä aikataululla. Siirretäänkö nykyiseltä sivustolta sisältöä? Kuka siirtää tai miten siirretään?
- Teknologia ja integraatiotarpeet: tarvittaessa selitä, mitä järjestelmiä nykyisin käytät (CRM, ERP, sisällönhallinta, analytiikka, kolmannen osapuolen työkalut), ja millaiset integraatiot on tarpeen tuottaa. Jos sinulla on saatavilla integraatioiden rajapintakuvaukset, jaa ne heti toimittajille tarjouspyynnön liitteenä.
- Aikataulu ja vaiheet: ehdota realistinen aikataulu, ja jos projekti on iso, pilko se vaiheisiin — esim. suunnittelu → sisällöntuotanto → kehitys → testaus → julkaisu. Jätä tähän tilaa neuvottelulle ja näkemykselle mitä saat toimittajilta.
- Budjetti ja/tai hintahaarukka: anna suuntaa antava budjetti (esim. maksimihinta tai haarukka), ja pyydä hintojen erittelyä — mitä maksaa suunnittelu, kehitys, integraatiot, ylläpito, jne.
- Laadun ja vaatimusten määrittely: saavutettavuus, tietoturva ja tietosuoja, ylläpidon vaatimukset, dokumentaatio, vastuut — mainitse selkeästi tiukat vaatimukset mikäli sellaisia on.
Hyvin laadittu tarjouspyyntö helpottaa sekä sinua että mahdollisia toimittajia — vertailu on helpompaa, odotukset selkeitä, eikä tilaa jää tulkinnanvaraisuudelle. Säästät ennen kaikkea kaikkien aikaa.
3. Shortlistaa hyviä toimittajaehdokkaita
Kun tarjouspyyntö on valmis, ei kannata ampua siihen ensimmäisiin vastaan tuleviin toimistoihin. Valitse potentiaaliset toimijat huolella:
- Kysy suosituksia: kollegoilta, verkostoilta tai muilta yrityksiltä, jotka ovat hiljattain tehneet uudistuksen. Hyvä suositus on usein arvokkaampi kuin pelkkä Google‑haku.
- Tutki referenssit: etsi toimittajia, joiden aiemmat projektit vastaavat tarpeitasi — ei välttämättä samaa toimialaa, mutta saman kokoluokan ja haasteiden kanssa painineet toimittajat pääsevät nopeasti kiinni tarpeisiisi. Kokemukset samoista integraatioista tai muista ominaisuuksista ovat luonnollisesti eduksi.
- Valitse sopivan kokoinen toimittaja: pieni toimisto voi olla ketterä ja kustannustehokas pienessä uudistuksessa, keskisuuri sopii laajempaan työhön, ja isompi toimija monimutkaisiin, pitkäkestoisiin projekteihin. Nykymarkkinassa katsoisin myös firman taloustiedot läpi ja hakisin varmuutta siitä, että toiminta on vakaalla pohjalla.
- Älä hae määrää — hae laatua: parempi lähettää 3–5 hyvin valitulle, potentiaaliselle kumppanille kuin levittää pyyntöä laajalle joukolle. Saat jälleen kerran säästettyä aikaa ja keskityttyä olennaiseen.
Tällä tavalla korostat todennäköisyyttä, että saat sekä kustannustehokkaita että realistisia ehdotuksia, ja löydät kumppanin, jonka kanssa kannattaa työskennellä — ei pelkän hinnan vuoksi, vaan yhteistyökyvyn ja osaamisen vuoksi.
4. Käy keskusteluja monesta eri näkökulmasta
Kun olet saanut ehdokkaita, älä tyydy pelkkään tarjouksen selaamiseen. Järjestä tapaamiset ja keskustelut — mielellään useammasta näkökulmasta:
- Varmista että toimittaja ymmärtää strategiasi ja tarpeesi: heidän ehdotuksissaan tulisi näkyä, että he ovat hahmottaneet mistä hankkeessa on kyse, miten he aikovat tuottaa lisäarvoa ja millaisella lähestymisellä projektissa taataan onnistuminen. Tekninen uudistus on vain osa kokonaisuutta.
- Vertaile tarjousten sisältöä, ei vain hintaa: vastaako ehdotus tarpeitasi? Arvio läpi kumppanin tarjoamaa näkemystä, prosessia, laatua, ylläpidon mallia, jatkokehityksen malleja, soveltuvuutta hankkeeseen ja ennen kaikkea osaamista ja kokemusta vastaavista hankkeista.
- Arvioi toimittajan prosessia, dokumentaatiota ja vastuuhenkilöitä: onko tiimissä kaikki oleelliset roolit edustettuina; strategi, suunnittelija, koodaajat, projektipäällikkö jne — kuka vastaa mistäkin ja miten kommunikaatio toimii. Millaisia henkilöitä ehdotetaan, mitä he ovat ennen tehneet ja olisiko tämän porukan kanssa kiva tehdä hommia?
- Kysy referenssien takana olevalta asiakkaalta: miten projekti sujui, pitikö toimitusaika, miten toimittaja kommunikoi, kuinka hyvin he pystyivät viestimään ja reagoimaan. Miten toimittiin poikkeustilanteissa tai kun vastaan tuli yllätyksiä?
5. Tsekkaa sopimukset kuntoon
Kun olet valinnut kumppanin, älä unohda sopimusten merkitystä — ideaalitilanteessa homma sujuu kuin valssi, mutta mitä tapahtuu jos ollaan jostain asiasta eri mieltä?
- Varmista, että sopimus kattaa kaiken sovitun: projektin laajuus, aikataulu, budjetti, vastuut, ylläpito, mahdolliset lisätyöt. Vältä liian löysiä sopimuksia, jotka jättävät tilaa tulkinnoille.
- Tarkista ehdot: käytetäänkö teidän ehtoja vai toimittajan ehtoja? Oli miten oli, varmista että ne sopivat teille.
- Pyydä erittely kustannuksista: jotta myöhemmin voi arvioida, mistä maksettiin — suunnittelusta, kehityksestä, sisällöstä, integraatioista, ylläpidosta. Tämä auttaa budjetin hallinnassa ja vertailussa.
- Sisällytä ylläpito ja jatkokehitys alusta alkaen: sivustouudistus ei ole kertaluonteinen ponnistus — tarvitset jatkuvaa ylläpitoa, päivityksiä, lisenssien hallintaa, jatkokehitystä jne. Sopimus on hyvä laatia niin, että jatkoyhteistyölle on selkeät raamit.
Lopuksi
Kuten on tässä käynyt ehkä jo ilmi, maalaisjärjellä pääsee jo pitkälle. On myös täysin ok jos osa asioista tuntuu haastavilta tai koet, että prosessiin pitäisi lähteä ennen kuin sinulla on vastaus kaikkiin kysymyksiin.
Mikäli et saa sitoutumista firman johdosta tai yhtenäisiä vastauksia alkupään asioihin kuten tavoitteisiin, lähtisin haastamaan asiaa ensin sisäisesti ja vasta myöhemmin edistämään tilannetta tarjouspyynnöksi asti.
Jos luit tämän ja laadit seuraavan tarjouspyyntösi ohjeen pohjalta saat takuulla laadukkaita tarjouksia vastineeksi. Suurin osa lukemistani tarjouspyynnöistä sisältää 60-80% yllä listatuista asioista, mutta vain harva on niin selkeä että tarjouksen laatiminen onnistuu ilman tarkentavia keskusteluita ja briiffin selkeyttämistä.
Tekoäly (i.e. Gemini, Chat GPT, Claude) on tarjouspyyntöjen luomisessa tosi hyvä. Kannattaa suoltaa kaikki ajatukset ja dokumentaatio ym. sinne ja pyytää muodostamaan tarjouspyyntö. Heitä sinne myös yllä oleva lista ja pyydä, että huomioi vastauksessasi kaikki nämä.
Haluatko sparrata aiheesta ennen kuin pistät tarjouspyynnön eteenpäin? Tai kaipaatko tukea tarjouspyynnön luomiseen? Jutellaan.